Niezgodność danych stron w umowie, która potrafi zatrzymać zakup działki pod inwestycję

W transakcjach inwestycyjnych, zwłaszcza przy zakupie działki pod zabudowę, pierwszym problemem bywa nie stan gruntu, lecz niezgodność danych stron w dokumentach. Dla inwestora, którego harmonogram i finansowanie są precyzyjnie zaplanowane, takie formalne uchybienia mogą być źródłem poważnych opóźnień. Pozornie drobne rozbieżności w imionach, nazwiskach czy numerach ewidencyjnych mogą uniemożliwić notariuszowi sporządzenie ważnego aktu. Najczęściej takie niespójności wychodzą na jaw dopiero podczas finalnej weryfikacji tuż przed podpisaniem umowy.

Jak notariusz weryfikuje dane stron transakcji?

Przed sporządzeniem aktu notarialnego notariusz ma obowiązek szczegółowo zweryfikować tożsamość i umocowanie stron do dokonania czynności prawnej. Polega to na drobiazgowym porównaniu danych z kilku kluczowych źródeł. Analizowane są zapisy z projektu umowy, dokumentów tożsamości (dowodu osobistego lub paszportu), aktualnego odpisu z księgi wieczystej oraz, w przypadku firm, odpisu z Krajowego Rejestru Sądowego (KRS).

• Dane osób fizycznych: Notariusz sprawdza pełne imiona, nazwisko, imiona rodziców, numer PESEL oraz stan cywilny. Niezgodność nawet jednego elementu może wzbudzić uzasadnione wątpliwości co do tożsamości osoby.
• Reprezentacja spółki: Weryfikacja w KRS pozwala ustalić, kto jest uprawniony do składania oświadczeń woli w imieniu podmiotu – czy może to robić samodzielnie, czy wymagana jest reprezentacja łączna, np. dwóch członków zarządu.
• Pełnomocnictwa: Jeśli stronę reprezentuje pełnomocnik, jego umocowanie musi być jednoznaczne. Pełnomocnictwo do zbycia nieruchomości bezwzględnie musi mieć formę aktu notarialnego, a zawarte w nim dane pełnomocnika i mocodawcy muszą być identyczne z danymi w pozostałych dokumentach.

Rozbieżność w dokumentach – kiedy staje się problemem?

Wyobraźmy sobie sytuację, w której w księdze wieczystej jako właściciel figuruje „Jan kwaśnik”, w pełnomocnictwie notarialnym do sprzedaży widnieje „Jan Kwaśnik, syn Andrzeja”, a w projekcie umowy – „Jan Kwasnik”. Choć różnice wydają się niewielkie, dla notariusza to sygnał alarmowy. Brak imienia ojca w księdze wieczystej lub literówka w nazwisku mogą sugerować, że dokumenty dotyczą różnych osób. W takim przypadku notariusz odmówi sporządzenia aktu notarialnego, powołując się na obowiązek dbania o bezpieczeństwo obrotu prawnego i własną odpowiedzialność dyscyplinarną.

Konsekwencje takiej decyzji są poważne. Błędne dane opóźniają transakcję o tygodnie lub nawet miesiące, co burzy harmonogram inwestycji. Bank może wstrzymać wypłatę kredytu do momentu uzyskania pewności co do stanu prawnego nieruchomości. Sprostowanie oczywistych pomyłek pisarskich odbywa się przez sporządzenie protokołu prostującego. Poważniejsze wątpliwości mogą jednak zakończyć się potrzebą przeprowadzenia postępowania sądowego o uzgodnienie treści księgi wieczystej z rzeczywistym stanem prawnym.

Inwestor powinien kontynuować proces zakupu dopiero wtedy, gdy tożsamość i umocowanie stron zostaną bezsprzecznie potwierdzone w dokumentach. Wszelkie rozbieżności to sygnał, by wstrzymać transakcję i poczekać na ich formalne sprostowanie, zamiast wywierać presję na notariuszu. Pochopne działanie grozi bowiem nie tylko opóźnieniami i problemami z finansowaniem, ale w skrajnych przypadkach nawet ryzykiem nieważności całej umowy sprzedaży. Dlatego dokładna weryfikacja dokumentacji w ramach badania due diligence jest kluczowym elementem zarządzania ryzykiem w każdej inwestycji na rynku nieruchomości.